Pengalaman Mengikuti Visitasi Izin Operasional Rumah Sakit

Izin operasional rumah sakit merupakan suatu izin yang diberikan oleh dinas kesehatan dan pemerintah daerah setempat untuk kegiatan operasional di rumah sakit. Izin operasional ini wajib diurus untuk rumah sakit baru yang mau beroperasi ataupun rumah sakit lama yang sudah beroperasi. Untuk rumah sakit lama, izin operasional ini wajib diperpanjang setiap beberapa tahun sekali.

Salah satu tahapan dalam pengurusan izin operasional baru atau perpanjang adalah visitasi dari dinkes dan pemda setempat. Visitasi ini dilakukan untuk mengecek kesesuaian natara dokumen administrasi yang dilampirkan dengan fakta di lapangan. Visitasi sendiri dilakukan langsung oleh pegawai dinkes dan pemda dengan jumlah orang yang cukup banyak.

Pengalaman saya selama ini dalam hal visitasi pasti pegawai yang melakukan kunjungan selalu berjumlah dikisaran 10-15 orang. Durasi kunjungan sendiri tidak begitu lama, bila mulai jam Sembilan pagi biasanya jam 12 atau 1 siang sudah selesai. Hal ini dipengaruhi oleh jumlah pegawai visitasi yang banyak, sehingga satu tim bisa memegang beberapa area.

Visitasi dinkes terkait izin operasional rumah sakit ini terbagi menjadi dua segmen, yakni telusur dokumen dan telusur lapangan. Agak mirip akreditasi, Cuma bedanya dalam visistasi ini tidak sedetail saat akreditasi RS. Makanya buat kamu yang sudah mengalami akreditasi RS, visitasi ini ya tidak terlalu menakutkan.

Dalam telusur dokumen, kebanyakan dokumen yang diminta terkait dengan regulasi, baik itu legalistas, perizinan, ke-SDM-an, program, pedoman, panduan, SPO atau alur kerja. Untuk telusur lapangan sendiri mirip-mirip saat akreditasi, Cuma ya lagi-lagi tidak sedetail akreditasi. Ketika tiba di satu area, petugas hanya diminta untuk mempresentasikan seputar pelayanan di area kerjanya saja.

Pegawai dinkes dan pemda yang melakukan visitasi pun tidak separah surveyor KARS, malah terkesan lebih santai dan friendly.

Area-area yang dikunjungi antara lain ruang rawat inap, lab, radiologi, farmasi, cssd, OK, ICU, IGD, Ambulance, Kamar Jenazah, Pendaftaran, IPAL, TPS, Linen, farmasi, instalasi gas medis, dapur/gizi dan rehabilitasi medis. Area yang didatangi sebenarnya tergantung pelayanan RS yang ada. Bila ada diantara area tersebut yang tidak dimiliki oleh RS kamu, sudah pasti tidak akan didatangi.

Saat berada di area-area, petugas visitasi akan bertanya mengenai SDM di area tersebut, area kerja disana, fasilitas yang ada disana, fasilitas penunjang, bangunan hingga alur kerja yang ada. Nah pastikan setiap area Sudha punya PIC penjawab masing-masing dan sebisa mungkin pilihlah staf yang paling berkompeten dalam menjawabnya.

Visitasi ini juga mencatat temuan-temuan yang ada. Temuan ini akan dijadikan rekomendasi dalam penerbitan izin operasional nanti. Jadi pastikan jangan sampai ada temuan yang mayor.

Oiya dalam telusur dokumen salah satu dokumen yang diminta diperlihatkan adalah dokumen izin-izin fasilitas yang dipunya RS seperti lift, genset, listrik, proteksi kebakaran, penangkal petir dan SLF. Pastikan izin-izin tersebut masih berlaku dan tidak ada yang expired.

Bila rumah sakit kamu sudah melakukan akreditasi sebelumnya, petugas visitasi akan jauh lebih santai lagi, soalnya telusur dokumen dan lapangan akan melihat hasil dari akreditasi sebelumnya. Bila rumah sakitnya sudah terakreditasi paripurna maka visitasi ini akan jauh lebih mudah lagi.

Hampir semua staf rumah sakit yang terlibat dalam akreditasi RS juga terlibat dalam agenda visitasi ini. Salah satunya adalah tim K3RS, Kesehatan lingkungan, IPSRS dan bagian umum. Untuk K3RS bahkan punya form pemeriksaannya tersendiri. Tidak tanggung-tanggung ada tiga lembar lho. Buat kamu yang ingin tahu apa saja isi dari form pemeriksaan visitasi izin operasioanl ini untuk K3RS, silakan tunggu tulisan berikutnya.